Khi đội xe của bạn ngày càng nhiều phương tiện, các đầu việc quản lý sẽ tốn thời gian và công sức hơn trước, ngay cả những đầu việc đơn giản nhất.
Hãy tin tôi đi, những việc bạn có thể dễ dàng kiểm soát được khi đội xe của bạn chỉ có 1,2 phương tiện sẽ thách thức hơn nhiều khi quy mô đó nhân rộng lên.
Bạn cần có cách quản lý đội xe quy củ hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.
5 công cụ sau đây sẽ giúp bạn quản lý đội xe hiệu quả hơn, Dibee mời bạn cùng tham khảo nhé:
1. Sắp xếp tài liệu quản lý khoa học
Khi bạn sắp xếp các file quản lý và báo cáo một cách khoa học, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần.
Bạn nên đánh số định danh cho phương tiện theo một quy tắc nhất quán, chẳng hạn như sử dụng 5 chữ số cuối cùng của số VIN.
Mục đích của nhà sản xuất khi làm ra số VIN là để bạn có thể nắm được mọi thông tin về phương tiện, chẳng hạn như loại phụ tùng tương thích và nhiều thông tin khác. Do đó quản lý phương tiện bằng số VIN là một cách quản lý thông minh và tiện lợi.
2. Sử dụng giấy nhớ
Bạn nên có một nơi dán giấy nhớ dễ thấy trên bàn làm việc về vị trí hiện tại của từng phương tiện, chẳng hạn: phương tiện nào đang bảo trì, phương tiện nào đang lưu thông, v.v.
Ngoài ra bạn cũng có thể ghi lại các vấn đề cần xử lý của phương tiện để tránh quên hay bỏ sót.
3. Đặt lịch nhắc nhở
Bạn hãy đặt lịch hẹn trên điện thoại hay máy tính các việc sau để luôn có sự chủ động trong công việc: lịch bảo dưỡng, hạn đăng kiểm, hạn mua bảo hiểm phương tiện, và lịch kiểm tra xe định kỳ.
Đây đều là những việc quan trọng cần xử lý đúng hạn để tránh phát sinh chi phí không lường trước cho doanh nghiệp.
4. Giao tiếp hiệu quả với tài xế
Sau khi đã phổ biến với tài xế về các vấn đề cần phát hiện và xử lý đối với phương tiện họ phụ trách, bạn cần đảm bảo có thể liên lạc hiệu quả với tài xế hàng ngày để luôn nắm được những thông tin đó kịp thời.
5. Sử dụng công cụ quản lý chuyển đổi số
Công cụ quản lý chuyển đổi số là một sự đầu tư mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như kiểm soát chi tiêu nhiên liệu, quản lý hiệu suất của tài xế, báo cáo tự động.
Bạn có thể tham khảo Dibee, công cụ tích hợp đa giải pháp về quản lý chi phí vận chuyển. Dibee đã hỗ trợ thành công nhiều doanh nghiệp lớn tối ưu hóa hoạt động, gia tăng lợi nhuận.
Chúc bạn thành công!