Is there any fuel fraud in your fleet?
Sự thiếu trung thực trong sử dụng nhiên liệu là hiện tượng xảy ra ở hầu hết các đội xe, dù ít hay nhiều.
Hiển nhiên, đây là nguồn thất thoát chi phí của doanh nghiệp. Để biết đội xe của bạn có hiện tượng này hay không, bạn hãy chú ý đến các điểm sau:
Số km tài xế báo cáo có trùng với chỉ số đồng hồ hay không?
Khối lượng nhiên liệu trên hóa đơn chứng từ có vượt dung tích bình xăng hay không?
Tài xế có đổ đúng loại nhiên liệu hay không?
Chỉ số km/lít có thường xuyên ở mức thấp hay không?
Nếu có sự chênh lệch hoặc con số tỏ ra bất hợp lý, nhiều khả năng tài xế của bạn đang thiếu minh bạch về nhiên liệu.
Các hình thức gian lận nhiên liệu phổ biến
Để ngăn chặn gian lận nhiên liệu hiệu quả, bạn cần nắm được các hình thức và cách thực hiện. Sau đây là một số hình thức chính:
1. Khai khống số km
Đây là một trong những hình thức gian lận phổ biến.
Đối với nhân viên/tài xế sử dụng xe cá nhân để phục vụ mục đích công việc, do không có lộ trình cố định nên khi yêu cầu hoàn ứng, tài xế hoàn toàn có thể khai tăng số km đã đi mà doanh nghiệp không kiểm soát được.
2. Lấy cắp nhiên liệu
Hình thức này có nhiều cách thực hiện, chẳng hạn đổ nhiên liệu cho xe cá nhân, hoặc đổ nhiên liệu vào bình chứa để đem bán.
3. Lạm dụng thẻ nhiên liệu
Hình thức này đang trở nên phổ biến hơn khi các doanh nghiệp tăng cường thanh toán nhiên liệu không dùng tiền mặt. Tài xế có thể cho người khác mượn thẻ nhiên liệu công ty cấp để đổ xăng.
4. Đổ không đúng loại nhiên liệu
Khi hóa đơn nhiên liệu của tài xế thể hiện loại nhiên liệu đã mua khác với loại nhiên liệu của phương tiện mà tài xế quản lý, bạn có thể dễ dàng suy ra giao dịch đó đã mua nhiên liệu cho một phương tiện khác phải không?
5. Rút trộm nhiên liệu
Tài xế có thể rút nhiên liệu từ bình nhiên liệu để sử dụng riêng.
Như bạn đã thấy, tài xế có thể có nhiều hình thức gian lận. Theo khảo sát của hãng Shell, 93% quản lý tin rằng tài xế của mình có sự không trung thực về nhiên liệu, và hơn 25% tài xế thừa nhận đã chứng kiến sự gian lận trong đội xe.
Chống gian lận nhiên liệu – Khả thi hay không?
Câu trả lời ngắn gọn là có.
Có nhiều cách để bạn ngăn chặn gian lận nhiên liệu. Dibee gợi ý bạn tham khảo các kinh nghiệm sau:
1. Kiểm tra tần suất đổ nhiên liệu
Tài xế có đổ xăng quá nhiều lần trên một tuyến vận chuyển hoặc trong một ngày hay không? Nếu có, nhiều khả năng tài xế có đổ xăng cho cả phương tiện khác không phải của công ty.
2. Sử dụng thẻ nhiên liệu có mã PIN
Sử dụng thẻ thanh toán nhiên liệu sẽ giúp bạn kiểm soát giao dịch nhiên liệu tốt hơn, tuy nhiên bạn cần sử dụng các loại thẻ có mã PIN (mã định danh).
Mã PIN khiến tài xế khó có thể cho mượn thẻ, và giúp bạn dễ dàng truy vết giao dịch trái phép bằng hệ thống quản lý chi phí nhiên liệu.
3. Thiết lập định mức nhiên liệu
Một số loại thẻ nhiên liệu hiện nay có tính năng thiết lập định mức nhiên liệu. Tính năng này khống chế tài xế chỉ có thể đổ một khối lượng nhiên liệu nhất định do bạn quy định mỗi lần.
Định mức có thể dựa vào dung tích bình xăng hoặc quãng đường di chuyển.
4. Có chế tài xử phạt
Cuối cùng, bạn có thể đề ra hình thức phạt rõ ràng đối với việc gian lận nhiên liệu. Đây là một vi phạm gây thiệt hại nhiều cho doanh nghiệp, nhưng nhiều tài xế có thể chưa ý thức được.
Kết luận
Qua bài viết trên đây, hy vọng bạn đã có cái nhìn chính xác hơn về tình hình sử dụng nhiên liệu của đội xe mình và tìm được những giải pháp phù hợp. Dibee hẹn gặp lại bạn ở các bài kinh nghiệm quản lý đội xe sau.
Chúc bạn thành công!