Sự thiếu trung thực trong sử dụng nhiên liệu là hiện tượng xảy ra ở hầu hết các đội xe, dù ít hay nhiều. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây về một số hình thức gian lận phổ biến thường
Hiển nhiên, đây là một trong những nguồn gây thất thoát chi phí cho doanh nghiệp. Để biết đội xe của doanh nghiệp mình có hiện tượng này hay không, bạn hãy chú ý đến các điểm sau:
Số km tài xế báo cáo có trùng với chỉ số đồng hồ (số ODO) hay không?
Khối lượng nhiên liệu trên hóa đơn chứng từ có vượt dung tích bình xăng hay không?
Tài xế có đổ đúng loại nhiên liệu hay không?
Chỉ số km/lít có thường xuyên ở mức thấp hay không?
Nếu có sự chênh lệch hoặc số liệu trông bất hợp lý, nhiều khả năng tài xế đang thiếu minh bạch về tiêu hao nhiên liệu.
Các hình thức gian lận nhiên liệu phổ biến
Để ngăn chặn gian lận nhiên liệu hiệu quả, bạn cần nắm được các hình thức và cách thực hiện, một số hình thức chính có thể kể đến:
1. Khai khống số km
Đây là một trong những hình thức gian lận phổ biến. Đối với nhân viên/tài xế sử dụng xe cá nhân để phục vụ mục đích công việc, do không có lộ trình cố định nên khi yêu cầu hoàn ứng, tài xế hoàn toàn có thể khai tăng số km đã đi mà doanh nghiệp không kiểm soát được.
2. Lấy cắp nhiên liệu
Hình thức này có nhiều cách thực hiện, chẳng hạn đổ nhiên liệu cho xe cá nhân, hoặc đổ nhiên liệu vào bình chứa để đem bán.
3. Lạm dụng thẻ nhiên liệu của công ty
Hình thức này đang trở nên phổ biến hơn khi các doanh nghiệp dần chuyển đổi sang thanh toán không dùng tiền mặt. Tài xế có thể cho người khác mượn thẻ nhiên liệu của công ty cấp để đổ xăng.
4. Đổ không đúng loại nhiên liệu
Khi hóa đơn thể hiện thông tin loại nhiên liệu đã mua khác với loại nhiên liệu được phép đổ cho phương tiện mà tài xế đang quản lý, bạn có thể dễ dàng suy ra giao dịch đó đã mua nhiên liệu cho một phương tiện khác.
5. Rút trộm nhiên liệu
Tài xế có thể rút trộm từ bình nhiên liệu để sử dụng cho mục đích cá nhân. Theo khảo sát của hãng Shell, 93% quản lý tin rằng tài xế của mình có sự không trung thực về nhiên liệu, và hơn 25% tài xế thừa nhận đã chứng kiến hành vi gian lận trong đội xe.
Chống gian lận nhiên liệu – Khả thi hay không?
Câu trả lời ngắn gọn là có. Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, có nhiều cách để ngăn chặn hoặc ít nhất là giảm thiểu gian lận nhiên liệu. Dibee xin phép gợi ý một số kinh nghiệm:
1. Kiểm tra tần suất đổ nhiên liệu
Tài xế có đổ xăng quá nhiều lần trên một chặng đi hoặc trong một ngày hay không? Nếu có, nhiều khả năng tài xế có đổ xăng cho cả phương tiện khác không phải của công ty.
2. Sử dụng phương thức thanh toán số với tài khoản doanh nghiệp tập trung
Sử dụng thẻ thanh toán nhiên liệu (lưu ý các loại thẻ cần có mã PIN, hay còn gọi là mã định danh) hoặc thanh toán qua di động sẽ giúp bạn kiểm soát giao dịch nhiên liệu tốt hơn thông qua khả năng ghi nhận và truy vết từng giao dịch với các thông tin cụ thể về thời gian, địa điểm giao dịch, khối lượng nhiên liệu đã đổ, phương tiện được đổ, v.v
Với thẻ nhiên liệu, mã PIN sẽ khiến tài xế khó có thể cho mượn thẻ.
Với ứng dụng di động, năng lực quản lý sẽ càng được nhân lên vì ứng dụng định danh người dùng (tài xế) theo số điện thoại cá nhân của họ, nhà quản lý có thể nhanh chóng thiết lập/đình chỉ quyền đổ nhiên liệu của tài xế với các phương tiện khi thấy dấu hiệu bất thường thông qua số liệu và thông báo trên hệ thống quản lý, v.v
3. Thiết lập định mức nhiên liệu
Một số loại thẻ nhiên liệu hiện nay có tính năng thiết lập định mức nhiên liệu. Tính năng này khống chế tài xế chỉ có thể đổ một khối lượng nhiên liệu nhất định do bạn quy định mỗi lần. Định mức có thể dựa vào dung tích bình xăng hoặc quãng đường di chuyển.
Dibee hỗ trợ nhà quản lý thiết lập định mức tiêu thụ, giới hạn đổ và sản phẩm xăng dầu được phép đổ cho từng phương tiện, giúp kiểm soát hiệu quả mối quan hệ giữa Tài xế & Phương tiện.
4. Có cơ chế thưởng/phạt
Ngoài ra, bạn có thể đề ra hình thức xử phạt rõ ràng đối với hành vi gian lận nhiên liệu. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý hiệu quả, giúp phát hiện gian lận và ghi nhận bằng chứng để trước là nhắc nhở, sau là có hình thức xử phạt với những tài xế tái lập hành vi không phù hợp.
Ngược lại, cơ chế thưởng cho những tài xế tiết kiệm được nhiên liệu so với định mức sẽ góp phần gia tăng động lực và khuyến khích tài xế làm việc tốt hơn.
Kết luận
Qua bài viết trên đây, hy vọng bạn đã có cái nhìn chính xác hơn về tình hình sử dụng nhiên liệu của đội xe mình và có được những giải pháp phòng ngừa gian lận phù hợp. Hẹn gặp lại bạn ở những bài chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm quản lý đội xe sau.
Chúc bạn thành công!