Là chủ doanh nghiệp hoặc đứng vai trò quản lý đội xe của công ty, hẳn bạn luôn trăn trở làm sao để vận hành đội xe hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhất. Dibee xin chia sẻ 5 cách tối ưu chi phí vận hành đội xe từ các chuyên gia vận tải, mời bạn cùng tham khảo.
1. Thay thế phương tiện quá cũ
Thông thường, phương tiện cũ sẽ tiêu hao nhiên liệu nhiều hơn phương tiện mới, chi phí bảo trì, sửa chữa cũng tốn kém hơn. Phương tiện quá cũ cũng không đảm bảo an toàn cho tài xế và hàng hóa. Khi phương tiện hỏng hóc giữa đường còn có thể gây gián đoạn sản xuất.
Do đó bạn cần thiết lập các chỉ số để xác định thời điểm thay thế phương tiện phù hợp, tránh sử dụng phương tiện quá cũ.
2. Đào tạo tài xế về thói quen lái xe tiết kiệm nhiên liệu
Thói quen lái xe tốt có thể giúp tiết kiệm chi phí nhiên liệu đáng kể, do đó bạn nên tổ chức định kỳ các buổi phổ cập kiến thức cho đội ngũ tài xế. Bạn cũng có thể thường xuyên nhắc nhở họ bằng cách gửi tin nhắn hàng tuần, dán bảng quy tắc lái xe vào cabin, hay tạo chiến dịch thi đua có thưởng trong tập thể.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên gia tăng sự gắn kết và chủ động chia sẻ với đội ngũ tài xế. Khi bạn tạo được mối quan hệ tốt với đội ngũ tài xế, họ sẽ có ý thức tự giác về việc tiết kiệm nhiên liệu và giữ gìn tài sản cho công ty. Đây là cách quản lý tài xế lâu bền vững và hiệu quả.
3. Hạn chế thất thoát nhiên liệu
Đôi khi việc tiêu hao nhiên liệu không hợp lý cũng có thể liên quan đến tính trung thực của tài xế. Song song với việc nâng cao ý thức cho tài xế, bạn nên có các biện pháp theo dõi, kiểm soát giao dịch nhiên liệu chặt chẽ hơn.
Hiện nay, trên thị trường đã xuất hiện một số sản phẩm thẻ nhiên liệu với công nghệ bảo mật thông minh bằng mã PIN giúp doanh nghiệp kiểm soát giao dịch, từ đó loại bỏ/giảm thiểu các giao dịch bất thường. Dibee không chỉ cung cấp thẻ nhiên liệu vật lý mà còn phát triển thêm ứng dụng di động được liên tục cập nhật các tính năng nâng cao mà hình thức thẻ thường bị hạn chế như tìm kiếm hệ thống cây xăng thuận tiện với cung đường di chuyển, tích hợp thanh toán linh động cho nhiều phương tiện do cùng một tài xế chịu trách nhiệm, tra soát lịch sử giao dịch, v.v
4. Tối ưu quy mô đội xe
Bạn đã bao giờ rà soát nhu cầu vận chuyển của doanh nghiệp và so sánh với đội xe mình đang sở hữu chưa? Bạn có đang sở hữu những phương tiện đặc dụng hoặc ít khi dùng tới không?
Nếu có, bạn nên cân nhắc phương án thanh lý để cắt giảm các chi phí bảo trì và quản lý các phương tiện này. Sau đây là các bước thực hiện bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Phân loại đội xe thành các nhóm phương tiện
Bước 2: Rà soát mức độ sử dụng trung bình hàng năm của mỗi nhóm và xác định các nhóm có tỷ lệ sử dụng dưới 50%
Bước 3: Lập kịch bản và phương án thay thế nếu không có phương tiện đó
Bước 4: Thanh lý các phương tiện không cần thiết
5. Tự động hóa quản lý
Cuối cùng, một loại chi phí mà có lẽ bạn ít khi nghĩ tới là chi phí nhân sự.
Nếu vẫn đang quản lý đội xe bằng sổ sách và các phương pháp thủ công, bạn nên cân nhắc phương án chuyển đối số để nâng cao hiệu suất của đội ngũ nhân sự quản lý thông qua tự động hóa những tác vụ lặp đi lặp lại hoặc các công việc liên quan đến nhập liệu, thu thập dữ liệu và đối chiếu chứng từ, qua đó, tạo điều kiện cho nhân sự dành thời gian và tâm sức cho những công việc có giá trị hơn.
Với giải pháp Dibee, hàng trăm hóa đơn và chứng từ giao dịch mỗi tháng được tự động cập nhật trên cổng thông tin điện tử, giúp kế toán giảm bớt thời gian và công sức xử lý. Ngoài ra, thay vì cắt cử nhân sự túc trực tại cửa hàng xăng dầu để ghi phiếu xăng hoặc kiểm soát việc giao dịch thủ công, doanh nghiệp có thể tự tin để tài xế thanh toán giao dịch qua ứng dụng di động Dibee trong khi hoàn toàn có thể kiểm soát liên tục hoạt động giao dịch, phát hiện bất thường và truy vết xử phạt thông qua cổng thông tin.
Trên đây là 5 cách tối ưu chi phí vận hành đội xe từ chuyên gia, hy vọng bạn đã có thêm một nguồn tham khảo để áp dụng các phương pháp phù hợp với doanh nghiệp mình. Thử áp dụng và chia sẻ hiệu quả với Dibee nhé.
Chúc bạn thành công!