top of page

Quản lý hiệu quả phụ cấp xăng xe cho nhân viên với Dibee: Một giải pháp hiện đại phục vụ đa mục đích, đa ngành nghề

Trong tình hình kinh doanh biến động và thay đổi nhanh chóng hiện nay, việc quản lý chi phí vận hành đội xe, đặc biệt là chi phí nhiên liệu hiệu quả đang đặt ra một thách thức lớn không chỉ với những doanh nghiệp logistics và vận tải mà còn ở đa dạng các lĩnh vực có liên quan đến yếu tố di chuyển, giao vận. Gần đây, Dibee nhận thấy nhu cầu mới trong việc tìm kiếm một phương thức đáng tin cậy để giám sát việc sử dụng nhiên liệu hàng tháng của nhân sự, trong cả trường hợp chi phí này là khoản trợ cấp phục vụ công việc phải thường xuyên di chuyển hay là một phần trong gói phúc lợi cho nhân sự. Thông qua bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu tới Quý bạn đọc những lí do Dibee có thể là lựa chọn tối ưu cho nhu cầu này, cũng như ưu điểm của giải pháp so với những phương pháp truyền thống.


Tổng quan về giải pháp Dibee


Dibee được thiết kế để đơn giản hóa việc quản lý chi phí nhiên liệu cho đội xe, thông qua tích hợp liền mạch giữa ứng dụng di động phục vụ việc thanh toán và cổng thông tin để quản lý chi tiêu cũng như giám sát hoạt động đổ nhiên liệu theo thời gian thực. Đảm bảo năng lực quản lý được thực thi tối đa.


Dibee-web-portal-and-mobile-app

1. Ứng dụng di động


  • An toàn và tiện lợi: Ứng dụng di động Dibee được thiết kế để đảm bảo giao dịch an toàn tại trạm xăng, giảm thiểu tối đa nguy cơ cháy nổ và đồng thời loại bỏ thanh toán bằng tiền mặt, từ đó giảm rủi ro gian lận.

  • Mạng lưới rộng lớn: Tài xế có thể dễ dàng tìm và đến tiếp nhiên liệu tại cửa hàng xăng dầu (CHXD) tiện với cung đường di chuyển trong hơn 1.000 cửa hàng xăng dầu liên kết với Dibee trên cả nước. Con số này sẽ tiếp tục được Dibee gia tăng trong nỗ lực tăng cường sự thuận tiện cho khách hàng trên từng cung đường.

  • Giám sát nâng cao: Ứng dụng di động Dibee cung cấp nhiều giá trị hơn là một công cụ thanh toán. Người chủ doanh nghiệp, Quản lý đội xe hay những phân cấp admin thấp hơn như Giám sát viên có thể dễ dàng theo dõi và truy vết mọi giao dịch theo thời gian thực thông qua cổng thông tin vì hệ thống đã đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu giao dịch từ ứng dụng di động lên cổng thông tin, đảm bảo tính minh bạch và tăng cường kiểm soát.


2. Cổng thông tin quản lý


  • Tự động hóa và tùy chỉnh: Tự động hóa các quy trình quản lý thông qua loại bỏ các công việc thủ công và tùy chỉnh cài đặt cho phương tiện gắn với tài xế.

  • Giám sát chi phí: Phát hiện các giao dịch bất thường và can thiệp kịp thời, quản lý có thể linh hoạt cấp phép/đình chỉ việc đổ nhiên liệu đối với tài xế hoặc phương tiện bất kỳ trong quá trình điều tra nguyên nhân.

  • Quản lý và truy xuất hóa đơn - chứng từ hiệu quả: Dibee đóng vai trò trung gian kết nối toàn bộ các nhà cung cấp nhiên liệu của doanh nghiệp và tập hợp các hóa đơn, chứng từ giao dịch trên một hệ thống. Từ đó, tất cả hóa đơn, chứng từ được nhanh chóng tải xuống chỉ với vài thao tác, tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức thu thập thủ công và giảm thiểu lỗi có thể xảy ra trong công việc kế toán.

  • Hiệu suất đội xe: Tối ưu định mức nhiên liệu so với hình thức khoán thông qua các tính năng giúp theo dõi và xác định hiệu quả sử dụng nhiên liệu (đang vượt hay dưới định mức cài đặt). Thông qua hệ thống báo cáo theo thời gian thực, nhà quản lý có thể nhìn sâu vào dữ liệu, đưa ra đánh giá và có phương án cải thiện hiệu suất đội xe.


Các trường hợp sử dụng cụ thể cho giải pháp Dibee


Như đề cập ở trên, gần đây đội ngũ tư vấn của Dibee nhận được một số yêu cầu về việc triển khai giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý phụ cấp nhiên liệu. Cụ thể:


1. Phụ cấp xăng dầu là chi phí phục vụ công việc


Một số doanh nghiệp có nhu cầu quản lý khoản chi phí này đối với nhóm nhân viên thường xuyên đi công tác, ví dụ như nhân viên kinh doanh đi thị trường hay nhân viên kỹ thuật chuyên trách việc lắp rắp - thi công - bảo hành - sửa chữa tận nơi cho khách hàng. Ứng dụng Dibee cho phép nhân sự thanh toán ngay trên thiết bị di động của họ. Ngoài ra, dữ liệu được đồng bộ hóa từ di động lên cổng thông tin cho phép nhà quản lý (trong nhiều trường hợp là bộ phận Hành chính - Nhân sự) theo dõi chính xác các giao dịch thực tế và tổng chi tiêu của từng nhân sự.


Facilitate-job-related-fuel-usage

Hệ thống CHXD đa dạng nhà cung cấp và rộng khắp của Dibee sẽ là điểm cộng trong những trường hợp nhân viên cần đi tỉnh vì không phải lúc nào các hệ thống xăng dầu lớn cũng có thể phủ đến mà thay vào đó là hệ thống cây xăng tư nhân tại địa phương.

Dibee-gas-merchants-VI

2. Phụ cấp xăng xe nằm trong gói phúc lợi của nhân sự


Một số công ty cung cấp khoản trợ cấp nhiên liệu hàng tháng cố định như một phần của gói phúc lợi, số tiền trợ cấp thường khác nhau tùy theo cấp bậc của nhân sự. Với Dibee, việc quản lý khoản trợ cấp này trở nên vô cùng đơn giản vì người quản lý có thể dễ dàng cài đặt và điều chỉnh định mức phụ cấp cho từng nhân sự trên hệ thống. Thậm chí, trong một số trường hợp, tùy theo chính sách của từng công ty, nhân viên có thể sử dụng phúc lợi này cho phương tiện cá nhân và phương tiện của người thân, miễn là khoản chi vẫn trong mức quy định. Với khả năng tùy biến linh hoạt, Dibee hoàn toàn có thể thiết kế các tính năng mới để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của khách hàng.


Provide-employee-benefits


So sánh giữa các phương thức thanh toán - quản lý truyền thống với Dibee


TIÊU CHÍ

PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN THỐNG

DIBEE

Hình thức thanh toán

Ứng trước tiền mặt, cấp thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ chuyên thanh toán nhiên liệu, hoặc cộng trực tiếp vào lương hàng tháng.

Ứng dụng di động. Người quản lý linh hoạt tùy chỉnh định mức phụ cấp cho từng nhân sự/phương tiện. Ứng dụng còn cho phép nhân sự tìm kiếm các trạm xăng gần nhất.


Nhân sự có thể đổ nhiên liệu cho nhiều phương tiện khác nhau tùy theo cài đặt từ người quản lý.

Mạng lưới cửa hàng xăng dầu

Thường giới hạn tiếp nhiên liệu tại các trạm xăng cụ thể trong mạng lưới của nhà cung cấp nhiên liệu hoặc ngân hàng phát hành thẻ/ứng dụng đó.


Trong trường hợp sử dụng thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ thì người dùng có thể linh hoạt đổ tại nhiều CHXD trực thuộc nhiều nhà cung cấp hơn.

Hơn 1.000 CHXD trên khắp Việt Nam, hợp tác với cả các đối tác nhiên liệu lớn và tại địa phương như Petrolimex, PVOIL, SFC, HFC, Thalexim, Tín Nghĩa, v.v.


Đặc biệt, Dibee sẽ thiết kế và đề xuất bản đồ cây xăng phù hợp với các cung đường mà nhân sự hay di chuyển cũng như liên kết thêm với các cây xăng mà doanh nghiệp yêu cầu (trong trường hợp cây xăng đó chưa sẵn có trong hệ thống của Dibee hoặc chưa đủ thuận tiện cho doanh nghiệp trên cung đường di chuyển).

Khả năng quản lý

Tính năng hạn chế, chủ yếu tập trung vào tối ưu việc thanh toán.

Bên cạnh các tính năng thanh toán, giải pháp Dibee còn có bộ tính năng quản lý và giám sát toàn diện, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.

Các chi phí phát sinh khi sử dụng dịch vụ

Phí phát hành thẻ.


Một số ngân hàng hoặc đơn vị phát hành có thể yêu cầu doanh nghiệp chi trả thêm các khoản phí bổ sung cho việc sử dụng thẻ và duy trì tài khoản.

Phí sử dụng dịch vụ hàng tháng, chỉ áp dụng với các phương tiện có phát sinh giao dịch.

Dịch vụ khách hàng

Có thể thay đổi tùy theo nhà cung cấp nhưng chủ yếu dịch vụ khách hàng sẽ hoạt động trong giờ hành chính và giới hạn ở một số hạng mục nhất định.

Tuân thủ các tiêu chuẩn dịch vụ đối với doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Dịch vụ của Dibee bao gồm:


  • Quy trình onboarding tiêu chuẩn hoặc nâng cao tùy theo nhu cầu khách hàng.

  • Hỗ trợ kỹ thuật 24/7

  • Thực hiện đánh giá dịch vụ và giao tiếp với khách hàng thường xuyên trong suốt quá trình sử dụng để đảm bảo lợi ích và sự thuận tiện cao nhất cho khách hàng.


Tính toán chi phí tiết kiệm được trên thực tế


Hãy xem xét ví dụ sau đây. Công ty A trợ cấp 2,000,000 VNĐ chi phí xăng xe hàng tháng cho cô Mai, Chuyên Viên Đào Tạo với mức lương thực nhận hàng tháng là 20,000,000 VNĐ:


  • KỊCH BẢN 1 – Cộng trực tiếp trợ cấp vào lương: Tổng thu nhập chịu thuế của cô Mai sẽ bao gồm phụ cấp xăng xe. Mặc dù công ty không phải trả bảo hiểm cho khoản trợ cấp này nhưng phương án truyền thống sẽ khiến doanh nghiệp mất khoản hoàn thuế VAT khi cô Mai chi tiêu tiền phụ cấp.


  • KỊCH BẢN 2 - Trợ cấp được chi trả thông qua ứng dụng Dibee: Công ty chỉ trả cho cô Mai mức lương thực nhận 18,000,000 VNĐ, và chi trả trợ cấp nhiên liệu thông qua Dibee. Điều này cho phép doanh nghiệp hưởng tiền hoàn thuế VAT 10% của khoản trợ cấp và hơn nữa là tiềm năng tiết kiệm khoản dư ra trong trường hợp cô Mai không sử dụng hết khoản trợ cấp này. Ví dụ, nếu cô Mai chỉ chi tiêu 1,800,000 VNĐ cho nhiên liệu trong một tháng, công ty tiết kiệm được khoản trợ cấp chưa sử dụng tương đương với 200.000 VND và vẫn được hoàn thuế VAT 10% trên 1,800,000 VNĐ đã sử dụng. Phương án này sẽ giúp công ty “tiết kiệm kép” một khoản đáng kể hàng năm, đặc biệt là khi khoản phúc lợi này được áp dụng cho phần đa nhân sự.


Bảng so sánh cập nhật dưới đây, theo chuẩn 2024, cung cấp cho Quý bạn đọc một phân tích toàn diện về tổng chi phí và tổn thất mà doanh nghiệp sẽ phải chịu trong cả hai kịch bản:


KHOẢN CHI

KỊCH BẢN 1: Cộng trực tiếp trợ cấp vào lương

KỊCH BẢN 2: Thanh toán qua Dibee

LƯƠNG THỰC NHẬN của nhân viên (NET)

20,000,000

18,000,000 (+ 2,000,000 trợ cấp nhiên liệu)

LƯƠNG TRƯỚC THUẾ VÀ BẢO HIỂM (GROSS) 

20,670,391 (+ 2,000,000 trợ cấp nhiên liệu) = 22,670,391

20,670,391

Trợ cấp nhiên liệu

-

2,000,000

Các khoản bảo hiểm (21,5%), bao gồm:


  • Bảo hiểm xã hội (17%)

  • Bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp (0,5%)

  • Bảo hiểm y tế (3%)

  • Bảo hiểm thất nghiệp (1%)

4,444,134

4,444,134

Tổn thất

Hoàn 10% thuế VAT của khoản trợ cấp nhiên liệu sử dụng trên thực tế (giả sử trợ cấp nhiên liệu được sử dụng hết, tiền hoàn thuế sẽ là 200,000 VND)

==> Doanh nghiệp tổn thất 200,000 VND

KHÔNG CÓ TỔN THẤT, vì doanh nghiệp được hoàn 10% thuế VAT của khoản trợ cấp nhiên liệu sử dụng trên thực tế vì khoản này được tính vào chi phí vận hành của công ty.

>>> TỔNG CHI

25,114,525

24,914,525

Tổng kết lại, Dibee cung cấp một giải pháp công nghệ hiện đại và hiệu quả cho hoạt động thanh toán cũng như quản lý chi phí nhiên liệu cho doanh nghiệp. Giải pháp mang lại những lợi ích đáng kể so với những phương pháp truyền thống. Bằng cách tích hợp khả năng thanh toán điện tử với những công cụ quản lý mạnh mẽ, được trợ lực bằng đội ngũ dịch vụ khách hàng giàu kinh nghiệm và tận tâm, Dibee giúp các công ty tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.


Muốn tìm hiểu thêm về cách Dibee giúp doanh nghiệp nâng cấp hoạt động quản lý chi phí nhiên liệu? Quý Anh/Chị đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của Dibee qua đường dây nóng, email hoặc gửi form thông tin. Chúng tôi sẽ liên hệ lại ngay!



---------


Những câu hỏi thường gặp


1. Mức độ an toàn của ứng dụng di động Dibee khi thực hiện thanh toán điện tử?


Dibee đảm bảo việc giao dịch tuân thủ an toàn phòng cháy chữa cháy tại cây xăng, đồng thời, các giao dịch điện tử thực hiện qua Dibee đều nằm dưới sự quản lý của Ngân Hàng Nhà Nước Việt Nam với công nghệ bảo mật hiện đại.


2. Dibee có thể sử dụng cho cả chi phí nhiên liệu cá nhân và phục vụ công tác của nhân sự không?


Câu trả lời là Có. Dibee cho phép quản lý linh hoạt các khoản phụ cấp nhiên liệu, bất kể là dành cho mục đích sử dụng cá nhân hay cho công việc. Ngoài ra, nếu công ty không có nhu cầu quản lý chặt chẽ khoản phụ cấp và cho phép nhân viên chia sẻ khoản phụ cấp này với người thân thì các tính năng tùy chỉnh của Dibee hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu này.


Mặc dù giải pháp mặc định của chúng tôi được thiết kế để hạn chế quyền đổ nhiên liệu cho nhân sự cụ thể hoặc cho tài xế riêng (đối với nhân sự cấp cao - ví dụ cấp quản lý, giám đốc) để đảm bảo khoản chi phí xăng dầu được sử dụng cho mục đích công việc thay vì lợi ích cá nhân, chúng tôi vẫn có thể tùy chỉnh giải pháp Dibee phù hợp với nhu cầu đa dạng của khách hàng.


3. Nếu doanh nghiệp chỉ cần giải pháp thanh toán điện tử cho nhân viên của mình và không có nhu cầu quản lý? Dibee có điểm gì nổi bật so với các giải pháp khác trên thị trường?


Là một doanh nghiệp công nghệ tinh gọn, chúng tôi có thể dễ dàng tùy chỉnh giải pháp của mình để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của khách hàng, cũng như đảm bảo việc vận hành trơn tru, phù hợp với phương pháp và triết lý quản lý của doanh nghiệp. Đây là điều không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.


Ngay cả trong trường hợp doanh nghiệp chỉ quan tâm đến chức năng thanh toán, giải pháp Dibee vẫn có những lợi điểm cạnh tranh đáng để doanh nghiệp cân nhắc. Như trình bày trong bảng so sánh ở trên, Dibee cung cấp một mạng lưới CHXD rộng lớn với đa dạng nhà cung cấp, gồm cả những cây xăng địa phương ở khu vực xa xôi hoặc vùng nông thôn, nơi những hãng phân phối nhiên liệu lớn không phủ đến. Ngoài ra, trong vai trò là một giải pháp công nghệ đi kèm dịch vụ, Dibee cam kết hỗ trợ khách hàng xuyên suốt thời gian sử dụng. Dịch vụ khách hàng nhanh chóng, tận tâm và hiệu quả 24/7 chính là điều khiến chúng tôi khác biệt so với các nhà cung cấp trên thị trường.


4. Đối tượng doanh nghiệp nào sẽ đạt được nhiều lợi ích nhất khi sử dụng giải pháp Dibee?


Ngoài các khách hàng truyền thống của chúng tôi trong lĩnh vực logistics và vận tải, các công ty trong lĩnh vực FMCG, nông nghiệp, sản xuất-thương mại và công nghệ có đội xe riêng sẽ dễ dàng nhận thấy những lợi ích trong việc tối ưu chi phí và tự động hóa quản lý với Dibee. Sát với chủ đề đang bạn, với những chia sẻ nêu trên, giải pháp Dibee sẽ đặc biệt mang lại lợi ích cho những doanh nghiệp quan tâm đến phúc lợi nhân viên và xem đây như một trong những lợi thế cạnh tranh trong tuyển dụng nhân sự.


Comments


bottom of page