Tăng cường minh bạch & chuyển đổi số trong quản lý: Doanh nghiệp đã sẵn sàng với quy định mới về thanh toán không tiền mặt?

Trong những năm gần đây, Chính phủ Việt Nam không ngừng thúc đẩy chiến lược chuyển đổi số toàn diện, trong đó có việc khuyến khích thanh toán không dùng tiền mặt nhằm hướng tới một hệ sinh thái kinh tế hiện đại, minh bạch và hạn chế gian lận thuế.

Kể từ ngày 01/07/2025, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế Giá Trị Gia Tăng (GTGT) 2024, các hóa đơn từ 5 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT) trở lên nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đồng thời, trường hợp mua hàng hoá có giá trị dưới 5 triệu đồng nhiều lần trong ngày, có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) cũng cần chứng từ thanh toán không tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đây là một bước tiến quan trọng trong nỗ lực số hóa nền kinh tế, hiện đại hóa hoạt động quản lý thuế và minh bạch hóa dòng tiền trong doanh nghiệp.

Vậy các doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vận tải và những đơn vị sở hữu đội xe – đã thật sự sẵn sàng chưa?

1. Hướng đi mạnh mẽ từ Chính phủ cho nền kinh tế minh bạch và số hóa hơn

Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu và cũng là định hướng lớn được Chính phủ Việt Nam thúc đẩy mạnh mẽ trong những năm gần đây. Việc siết chặt điều kiện khấu trừ thuế đối với hóa đơn đầu vào không có chứng từ thanh toán không tiền mặt là một hành động cụ thể nhằm hạn chế gian lận, tối ưu hóa công tác quản lý thuế và bảo vệ quyền lợi chính đáng cho các doanh nghiệp hoạt động nghiêm túc.

Nghị định 181/2025/NĐ-CP đóng vai trò như một chất xúc tác để thúc đẩy các doanh nghiệp đẩy nhanh tiến trình số hóa trong quy trình quản lý chi phí – đặc biệt là nhóm chi phí có giá trị giao dịch cao, diễn ra thường xuyên như nhiên liệu.

Việc giảm thiểu ngưỡng thanh toán không tiền mặt từ 20 xuống 5 triệu đồng – và thậm chí có thể thấp hơn trong tương lai, là lời cảnh báo rõ ràng rằng doanh nghiệp không nên tiếp tục trì hoãn chuyển đổi. Đây không chỉ là việc tuân thủ pháp luật, mà là cơ hội để xây dựng nền tảng vận hành hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần nhìn nhận lại hệ thống hiện tại, chủ động thích nghi với yêu cầu mới để tránh lúng túng khi chính sách đã đi vào thực thi.

2. Doanh nghiệp chưa số hóa sẽ đối mặt với nhiều thách thức

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp sở hữu và vận hành đội xe – kể cả doanh nghiệp vận tải chuyên nghiệp – vẫn đang áp dụng phương thức thanh toán truyền thống: ứng trước tiền cho tài xế, hoặc để tài xế tự chi trả bằng tiền mặt hoặc tài khoản cá nhân rồi hoàn lại sau qua quy trình thủ tục phức tạp. Các khoản chi này nếu không xuất phát từ những cửa hàng xăng dầu doanh nghiệp hay đổ hoặc có sẵn công nợ thì sẽ dễ xảy ra tình trạng thất lạc hóa đơn, dẫn tới thiếu chứng từ thanh toán hợp lệ – khiến doanh nghiệp mất quyền lợi khấu trừ thuế GTGT và tăng chi phí vận hành một cách đáng tiếc.

Một số doanh nghiệp có trang bị bồn dầu nội bộ, nhưng với những chuyến đi xa cần tiếp nhiên liệu dọc đường, tài xế vẫn phải gửi thông tin ODO và nhu cầu đổ xăng về cho người quản lý để được duyệt và chuyển khoản – bất kể ngày hay đêm. Bên cạnh đó, mức độ số hóa không đồng đều giữa các cửa hàng xăng dầu (CHXD) cũng khiến doanh nghiệp bị động, phải thích nghi với cách làm của từng CHXD: nơi thì xuất hóa đơn thủ công qua email, nơi lại yêu cầu thêm chi phí tích hợp nếu muốn gửi hóa đơn tự động về phần mềm doanh nghiệp. Những quy trình rời rạc, thủ công và thiếu chuẩn hóa không chỉ kéo dài thời gian xử lý, mà còn tạo thêm gánh nặng cho nhân sự và tăng nguy cơ thất thoát.

Bên cạnh đó, việc kiểm soát ngân sách cũng trở nên kém hiệu quả khi thiếu dữ liệu tập trung, thiếu tự động hóa và thiếu tính kết nối giữa các đơn vị kinh doanh theo vùng miền, phòng ban. Các bộ phận như Điều vận/ Logistics, Kế toán thường xuyên phải rà soát thủ công, lập báo cáo theo cách truyền thống, vừa mất thời gian vừa dễ xảy ra sai sót – ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả vận hành của toàn doanh nghiệp.

3. Dibee – Công cụ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và tăng tốc chuyển đổi số

Dibee là giải pháp thanh toán và quản lý chi phí đội xe toàn diện, với ví điện tử doanh nghiệp tích hợp đã được Ngân hàng Nhà nước cấp phép hoạt động theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP (thay thế Nghị định 101/2012/NĐ-CP).

Những hình thức thanh toán như ví điện tử, lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, v.v đều là những phương thức thanh toán không tiền mặt hợp lệ được Nhà nước cho phép doanh nghiệp sử dụng. Do đó, Dibee không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu mới về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, mà còn số hóa toàn bộ quy trình quản lý chi phí xăng dầu.

Với Dibee, doanh nghiệp có thể:

• Cho phép tài xế thanh toán không tiền mặt qua ứng dụng Dibee tại hệ thống cây xăng liên kết

• Tự động thu thập, lưu trữ, đối soát, tìm kiếm và tải về nhanh chóng hóa đơn điện tử hợp lệ (có mã số thuế doanh nghiệp và thông tin giao dịch chính xác)

• Theo dõi và kiểm soát chi phí nhiên liệu theo tài xế, phương tiện, hoặc đơn vị vận hành (ví dụ đội xe văn phòng chở sếp/ chở nhân viên do phòng Hành Chính - Nhân Sự quản lý, đội xe tải/ xe container chở hàng khu vực miền Bắc - miền Trung - miền Nam)

• Giảm khối lượng công việc thủ công cho phòng Điều vận và Kế toán

Đặc biệt, Dibee còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc cấp phát phụ cấp xăng dầu, thiết lập hạn mức chi tiêu cho nhân viên, đảm bảo chi phí phụ cấp được sử dụng đúng mục đích và tránh thất thoát.

4. Tận dụng quy định mới để bứt phá trong quản lý vận hành

Quy định mới về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một thách thức – nhưng đồng thời cũng là cơ hội để các doanh nghiệp bứt phá. Việc chủ động số hóa thanh toán, chuẩn hóa quy trình quản lý sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, giảm chi phí vận hành, mà còn tạo nền tảng để phát triển bền vững và cạnh tranh hơn trong kỷ nguyên kinh tế số.

Bạn chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy để Dibee đồng hành cùng bạn từ hôm nay. Liên hệ để được tư vấn miễn phí theo mô hình vận hành và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp!

📞 Hotline: (028) 73 03 66 99

📧 Email: sales@dibee.co