Từ 01/07/2025: Chi phí mua xăng dầu từ 5 triệu đồng trở lên nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT

Với các doanh nghiệp và hợp tác xã (HTX) vận tải có đội xe hoạt động thường xuyên, việc quản lý chi phí nhiên liệu không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT) có thể được khấu trừ – một yếu tố giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành một cách hợp pháp.

1. Thay đổi đáng chú ý trong chính sách thuế GTGT: Giảm ngưỡng thanh toán tiền mặt từ 20 triệu còn 5 triệu đồng

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Luật Thuế GTGT 2024 số 48/2024/QH15 do Quốc hội ban hành ngày 26/11/2024, áp dụng kể từ ngày 01/07/2025, với trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng, phải đi kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chỉ ngoại trừ trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Tuy nhiên, theo thông tin mới nhất, Bộ Tài chính đang hoàn thiện dự thảo Nghị định hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, cập nhật tới tháng 6 năm 2025 (dự thảo đã sửa đổi lần 2), thì một trong những điểm mới đáng chú ý là việc giảm ngưỡng thanh toán hàng hóa, dịch vụ mua vào phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu xuống còn 05 triệu đồng để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Sự thay đổi này có lẽ nhằm khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi qua sử dụng các hình thức không tiền mặt nhiều hơn, tối ưu hóa thủ tục hành chính và nâng cao tính minh bạch. Những điều chỉnh này đặc biệt phù hợp với định hướng phát triển của nền kinh tế của Chính phủ, thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng và quyết liệt hơn.

2. Cách thức thanh toán hiện tại có còn phù hợp với quy định thuế mới?

Với doanh nghiệp vận tải:

Hiện nay, ngoài một số doanh nghiệp có sản lượng tiêu thụ xăng dầu lớn có được công nợ để thanh toán trực tiếp với cửa hàng xăng dầu (CHXD), các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ chủ yếu vẫn trả trước, theo từng lần giao dịch.

• Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn áp dụng hình thức khoán theo chuyến hoặc theo km, sau đó ứng tiền cho tài xế hoặc để tài xế tự chi trước rồi bồi hoàn lại sau. Giao dịch thường thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cá nhân/quét QR. Tuy nhiên, dẫu theo cách làm nào, tài xế cũng cần đảm bảo:

  • Khoản chi tiêu mua xăng dưới ngưỡng cho phép giao dịch tiền mặt (theo quy định mới hiện tại là dưới 5 triệu đồng.

  • Nộp lại cho công ty đủ hóa đơn thanh toán hợp lệ.

  • Đối với giao dịch không tiền mặt, tài xế cần nộp lại chứng từ/ bằng chứng cho thấy giao dịch thực sự xảy ra.

  • Trong trường hợp tự ứng trước tiền, tài xế còn phải đính kèm form bồi hoàn theo quy định của công ty và được phê duyệt bởi quản lý cấp cao hơn.

    • Cách làm này rơi vào trường hợp được nhắc đến trong Điều 10, khoản 2, mục b9 của dự thảo Nghị định sửa đổi lần 2, khi doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động thanh toán chi phí mua hàng, sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, thì đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Tuy giá trị mỗi giao dịch mua xăng dầu thường dưới 5 triệu nhưng trong thực tế, đối với một doanh nghiệp có đội xe khoảng 10 phương tiện, khi cộng dồn tổng giá trị các hóa đơn được xuất trong ngày bởi một nhà cung cấp (trong trường hợp một công ty phân phối bán lẻ xăng dầu có nhiều cửa hàng thì mỗi cửa hàng sẽ được xem là một nhà cung cấp do có mã số thuế riêng) vẫn có khả năng tổng giá trị hóa đơn từ 5 triệu trở lên. Khi này, nếu các bác tài tự trả tiền mặt cho CHXD, thì những khoản chi vượt từ ≥ 5 triệu đồng sẽ có thể bị từ chối khấu trừ hoặc bị kiểm tra thêm.

Để đảm bảo không phải “canh chừng” đội tài chi tiêu vượt ngưỡng bằng tiền mặt, doanh nghiệp nên cân nhắc yêu cầu các bác tài thanh toán không tiền mặt cho mọi giao dịch và yêu cầu nộp lại đủ hồ sơ nêu trên (hóa đơn hợp lệ, bằng chứng giao dịch không tiền mặt đã xảy ra, form bồi hoàn nếu tự ứng trước). Hoặc doanh nghiệp có thể cân nhắc cách làm đơn giản hơn thông qua việc ứng dụng giải pháp thanh toán và quản lý chi phi đội xe Dibee.

Với HTX vận tải:

Do tính chất hợp tác bình đẳng giữa HTX và xã viên (ở đây là tài xế), các tài xế thường tự quyết phương thức thanh toán – chủ yếu bằng tiền mặt, chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng cá nhân hoặc thông qua ví điện tử cá nhân.

Vì không bắt buộc phải nộp lại hóa đơn cho HTX (do quan hệ hợp tác bình đẳng), HTX không thể bắt buộc tài xế nộp hóa đơn xăng dầu để hưởng quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Ngay cả khi HTX có chính sách hay cơ chế trả thưởng/ hoàn tiền để khuyến khích tài xế thu thập hóa đơn thì khi áp dụng trên phạm vi rộng cho toàn bộ xã viên vẫn sẽ gặp phải những khó khăn như:

• Mỗi lần mua xăng dầu là tài xế phải đi vào văn phòng cây xăng, yêu cầu nhân viên trực ca xuất hóa đơn thủ công thông qua chia sẻ thông tin HTX mình trực thuộc (tên HTX, mã số thuế, email nhận hóa đơn). Việc này trên thực tế rất mất thời gian, nếu nhanh sẽ khoảng 3-5 phút, nhưng nếu lâu hoặc phần mềm gặp lỗi thì thời gian chờ xuất hóa đơn sẽ lâu hơn, ảnh hưởng tiến độ công việc của tài xế và hoạt động này lặp đi lặp lại dễ gây nhàm chán.
  

• Việc gửi hóa đơn thủ công qua email cũng dễ bị thất lạc trong trường hợp gửi nhầm địa chỉ mail hoặc nhầm mã số thuế. Khi này đội điều hành HTX cũng không có thông tin cây xăng mà tài xế đã giao dịch để yêu cầu rà soát và xuất bổ sung.

  
  

3. Đã đến lúc thay đổi: Số hóa thanh toán xăng dầu ngay bây giờ!

Để tuân thủ quy định mới và tối ưu chi phí vận hành từ nguồn được khấu trừ, doanh nghiệp nên chuyển sang các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như: lệnh thanh toán qua ngân hàng, chuyển khoản ngân hàng qua Internet hoặc qua ứng dụng di động, thanh toán qua ví điện tử doanh nghiệp/thẻ tín dụng và ghi nợ doanh nghiệp, v.v để thu thập đủ các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ, được quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2024).

Trong bối cảnh, việc thu thập đủ các chứng từ hợp lệ cho thanh toán không tiền mặt có thể trở thành một gánh nặng cho doanh nghiệp, đặc biệt là những phòng ban liên quan như phòng Điều vận, phòng Kế toán hay thậm chí bản thân người tài xế, giải pháp thanh toán và quản lý chi phí đội xe Dibee với ví điện tử doanh nghiệp tích hợp là một sự lựa chọn đáng cân nhắc.

Dibee – Giải pháp toàn diện giúp thu thập & đối soát hóa đơn xăng dầu tự động

Luồng tiền di chuyển trực tiếp từ tài khoản ví điện tử Dibee của doanh nghiệp đến tài khoản ví điện tử của đơn vị cung ứng xăng dầu, không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa thanh toán xăng dầu, mà còn tự động thu thập hóa đơn, quản lý giao dịch minh bạch và dễ dàng kiểm soát ngân sách.

Lợi ích nổi bật:

• Tài xế thanh toán không tiền mặt trực tiếp bằng ứng dụng di động Dibee tại hệ thống CHXD liên kết.

• Do việc thanh toán diễn ra tại những cửa hàng đối tác của Dibee, thông tin khách hàng để cửa hàng xuất mã số thuế đã được Dibee cung cấp cho đối tác trên hệ thống. Từ đó, tự động hóa việc thu thập và đối soát hóa đơn điện tử trên web portal (cổng quản lý) một cách dễ dàng.

• Kế toán không cần lọc kiếm, kiểm tra xem có sót hóa đơn hay bị xuất sai mã số thuế không mà chỉ cần truy cập vào web portal và tải về từng hóa đơn/ tải gộp (300 hóa đơn/ lần tải) tùy nhu cầu, chỉ với một vài cú nhấp chuột. Từ đó, giảm tải đáng kể khối lượng công việc thủ công cho bộ phận Kế toán.

• Dễ dàng xem và xuất báo cáo nhiên liệu, kiếm soát ngân sách chặt chẽ theo xe, theo tài xế, theo phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh.

4. Phụ cấp qua Dibee – Tối ưu khấu trừ thuế và kiểm soát ngân sách

Trong khi nhiều doanh nghiệp vẫn đang chọn cách cộng tiền phụ cấp xăng dầu vào lương nhân viên – tưởng là “linh hoạt, đơn giản” – thì thực tế lại vô tình đánh mất lợi ích từ khoản khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định mới, bởi hình thức này không cho phép doanh nghiệp có được hóa đơn xăng dầu hợp lệ.

Thay vì cộng vào lương, doanh nghiệp phân bổ khoản phụ cấp này qua ứng dụng Dibee, thì:

• Từng giao dịch đổ xăng của nhân viên sẽ được lập hóa đơn GTGT hợp lệ.

• Nếu tổng giá trị mua xăng/ ngày ở mỗi nhà cung cấp từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp sẽ được khấu trừ GTGT vì Dibee đảm bảo giao dịch qua ví điện tử doanh nghiệp là thanh toán không dùng tiền mặt, từ doanh nghiệp (ở đây là công ty có chính sách phụ cấp xăng dầu) đến doanh nghiệp (ở đây là đơn vị kinh doanh xăng dầu).

  
  

Lợi ích mở rộng: Kiểm soát ngân sách & tránh thất thoát

Mỗi nhân viên được cấp hạn mức sử dụng cụ thể theo tháng. Nếu chi tiêu không hết thì với Dibee, khoản phụ cấp này sẽ tự động được reset. Nhân viên sẽ không rút được tiền mặt, cũng không thể chuyển ra ví khác (cài đặt thời gian sử dụng theo chính sách và quy định của công ty). Nếu nguồn phụ cấp không được sử dụng hết, hàng tháng cũng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản ngân sách.

Xem thêm chi tiết về chủ đề Quản lý hiệu quả phụ cấp xăng xe cho nhân viên với Dibee

Kết luận: Đừng để “mất tiền oan” vì thiếu giải pháp thanh toán phù hợp

Tóm lại, từ 01/07/2025, theo quy định mới của Luật Thuế GTGT 2024, mọi khoản chi trong ngày từ 5 triệu đồng trở phát sinh tại một đơn vị kinh doanh xăng dầu, nếu không có đủ chứng từ thanh toán không tiền mặt từ hợp lệ thì không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT, tức doanh nghiệp đang tự làm tăng chi phí vận hành.

Tuy nhiên, chuyển khoản trực tiếp đến từng cây xăng (qua số tài khoản hoặc qua mã QR định danh cá nhân, tổ chức) không phải lúc nào cũng là giải pháp lý tưởng, bởi:

• Doanh nghiệp/ HTX vẫn phải đợi cây xăng gửi hóa đơn qua email theo thông tin tài xế cung cấp, dễ xảy ra tình trạng thiếu hoặc sai sót thông tin. Đặc biệt, đây sẽ là vấn đề lớn khi doanh nghiệp cho phép nhân viên đổ xăng ở nhiều hệ thống cây xăng linh động trên cung đường họ di chuyển.

  
  

• Nếu khoản ứng trước công ty đưa không đủ, hoặc tài xế không đủ tiền để tự ứng trước, hoặc thậm chí một số doanh nghiệp yêu cầu khối văn phòng chỉ chuyển khoản trực tiếp cho cây xăng mỗi khi giao dịch được thực hiện, dẫn tới việc phải có nhân sự túc trực để canh chừng chuyển tiền, gây nhiều bất tiện đến mức độ tập trung trong công việc, đời sống cá nhân của nhân sự, đặc biệt đối với những chuyến đi đêm.

Giải pháp giúp doanh nghiệp xử lý các nhược điểm trên là ứng dụng thanh toán và quản lý chi phí xăng dầu Dibee.

• Doanh nghiệp chỉ cần nạp tiền vào Ví điện tử Dibee – hoàn toàn không cần chuyển khoản cho từng cây xăng, theo từng lần giao dịch, không cần ứng trước tiền cho tài xế hoặc bồi hoàn lại sau.
  

• Khi phát sinh giao dịch, tài xế thanh toán bằng ứng dụng Dibee tại các CHXD liên kết, tiền sẽ tự động đươc trừ từ ví điện tử của doanh nghiệp sang ví điện tử của CHXD đó.

  • Đồng thời, hóa đơn sẽ được xuất đúng với thông tin doanh nghiệp được lưu trên hệ thống, tránh thất lạc hoặc sót hóa đơn.
    

• Kế toán chỉ cần vài cú click để tải toàn bộ hóa đơn hợp lệ (format file .inv, PDF), giúp tiết kiệm thời gian đối soát và làm báo cáo thuế.

Dibee không chỉ giúp bạn tiết kiệm tiền thuế, mà còn đang tự động hóa cả một quy trình vốn rất tốn công, tốn chi phí và chứa nhiều rủi ro nếu làm thủ công. Đây không chỉ là giải pháp tài chính hợp lý, mà còn là bước tiến tất yếu trong hành trình chuyển đổi số đội xe và vận hành doanh nghiệp hiệu quả.

👉 Liên hệ ngay với Dibee để được tư vấn chi tiết về giải pháp!

• Hotline: (028) 73 03 66 99

• Email: sales@dibee.co