Thất thoát nhiên liệu - Nỗi đau không của riêng ai
Thống kê cho thấy chi phí nhiên liệu chiếm tới 35-40% tổng chi phí vận hành đội xe. Tuy nhiên, vấn nạn tài xế gian lận xăng dầu lại là một bài toán đau đầu đối với ngành vận tải Việt Nam mà chưa có phương thức ngăn chặn thật sự hiệu quả. Bên cạnh đó, việc thu thập, đối chiếu hóa đơn với nhà cung ứng nhiên liệu tốn nhiều thời gian, nhân lực và dễ sai sót cũng gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp trong công tác quản lý.
Vài năm trở lại đây, xu thế thanh toán không tiên mặt đã giúp nhiều doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trên. Thị trường này ngày càng sôi động với rất nhiều đơn vị phát hành, từ ngân hàng đến công ty xăng dầu và các đơn vị tài chính khác.
Vậy đâu là tiêu chí để lựa chọn phương thức thanh toán và quản lý phù hợp cho doanh nghiệp?
6 tiêu chí lựa chọn
1. Thiết lập được định mức nhiên liệu đến từng đầu xe, từng tài xế
Các phương thức thanh toán số (thông qua hình thức thẻ vật lý hoặc ứng dụng di động) với tính năng cài đặt định mức và giới hạn mỗi lần đổ nhiên liệu đã chứng minh có thể đối phó với hầu hết các mánh lới quen thuộc của tài xế để gian lận xăng dầu, như rút/chiết xăng dầu trực tiếp từ bình để đem bán, dùng tiền công ty đổ cho phương tiện cá nhân, dùng xe công ty chạy việc riêng, v.v
Đối với công tác quản lý, doanh nghiệp cần chú ý đến các định mức quan trọng như loại nhiên liệu được phép đổ, danh sách trạm xăng, và đặc biệt là hạn mức nhiên liệu mỗi lần đổ theo dung tích bình xăng của từng phương tiện.
2. Tự động phát hiện và báo cáo tài xế gian lận
Gian lận nhiên liệu cần được phát hiện kịp thời thì mới có thể ngăn chặn hiệu quả. Do đó, những thẻ nhiên liệu chỉ có tính năng gửi tin nhắn thông báo phát sinh giao dịch tương tự như thẻ tín dụng là chưa đủ. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những phương thức thanh toán có tính năng cải tiến hơn như phát hiện được giao dịch bất thường và gửi cảnh báo đến nhà quản lý ngay khi xảy ra.
3. Cung cấp báo cáo tiêu thụ nhiên liệu của từng phương tiện, tài xế
Khi chi phí nhiên liệu bất hợp lý, doanh nghiệp cũng cần đánh giá, rà soát kỹ năng lái xe của tài xế. Các thói quen xấu của tài xế như nổ máy khởi động lâu, dừng chờ lâu không tắt máy, nhồi ga, phanh gấp, để lốp non hơi v.v có thể gây tăng tiêu hao nhiên liệu tới 20%. Bên cạnh đó, tài xế biết chọn cung đường hợp lý cũng có thể tiết kiệm nhiên liệu đáng kể.
Do đó, doanh nghiệp hãy lựa chọn những giải pháp quản lý có tính năng:
Theo dõi tình hình sử dụng nhiên liệu của từng phương tiện, tài xế
Lập báo cáo so sánh và chỉ ra những phương tiện, tài xế có hiệu suất kém.
4. Tổng hợp và xuất hóa đơn điện tử
Một số phương thức thanh toán số hiện nay như Dibee có thể xuất được hóa đơn điện tử và gửi tự động đến bộ phận Kế toán sau khi giao dịch hoàn tất, nhờ đó giúp Kế toán giảm tải công việc liên lạc với tài xế để bổ sung chứng từ còn thiếu, cũng như không phải nhập thủ công số liệu vào hệ thống. Đặc biệt hơn, với Dibee, hóa đơn điện tử có thể được tùy chỉnh tải đơn lẻ hoặc tải gộp lên đến 300 hóa đơn chỉ với một click chuột. Nhờ đó, Kế toán có thể xử lý chứng từ được nhanh chóng và hạn chế tối đa sai sót.
5. Tích hợp thanh toán vé cầu đường và các chi phí liên quan
Dù đội xe của doanh nghiệp chuyên chở hành khách, phân phối hàng hóa hay đưa đón nhân viên thì cũng đều có những loại chi phí khác ngoài chi phí nhiên liệu như vé cầu đường, vé đậu xe, phí bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện. Do đó, để thuận tiện nhất, nên ưu tiên các giải pháp có khả năng tích hợp thanh toán tất cả các chi phí liên quan của đội xe, trở thành công cụ quản lý chi phí tập trung cho doanh nghiệp.
Hiện tại, giải pháp Dibee đang tích cực làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán phí đường bộ, bảo hiểm, bảo trì-bảo dưỡng phương tiện, v.v để thiết lập phương án hợp tác nhằm mang lại nhiều giá trị hơn đến khách hàng cũng như hiện thực hóa mục tiêu quản lý tập trung toàn bộ chi phí đội xe trên một nền tảng.
6. Mạng lưới cửa hàng xăng dầu rộng khắp
Hiện nay, một số thẻ nhiên liệu của ngân hàng chỉ cho phép mua xăng dầu tại một số tỉnh thành, còn thẻ do công ty xăng dầu phát hành chỉ có thể thanh toán tại hệ thống trạm xăng trực thuộc mà không sử dụng được tại hệ thống khác. Do đó, khi lựa chọn, doanh nghiệp cần xem xét việc thanh toán có thể linh hoạt tại nhiều tỉnh thành và hệ thống cây xăng khác nhau hay không, và đặc biệt là có đáp ứng được mức độ thuận tiện khi xe di chuyển theo những cung đường cố định/phát sinh không.
Phương thức thanh toán và quản lý nào trên thị trường hiện đáp ứng tốt nhất nhu cầu doanh nghiệp?
Hiện nay trên thị trường, Dibee là giải pháp kết hợp phương thức thanh toán và hệ thống quản lý duy nhất giải quyết triệt để bài toán chi phí và tối ưu vận hành cho doanh nghiệp.
Tiên phong trong làn sóng chuyển đổi số công cụ quản lý cho doanh nghiệp, Dibee ra mắt nền tảng web thân thiện, trực quan giúp nhà quản lý cập nhật, phân tích và truy xuất dữ liệu đội xe nhanh chóng và chính xác, từ đó tối ưu chi phí và giảm thiểu quản lý thủ công.
Thẻ vật lý ứng dụng công nghệ thẻ chip thông minh và mã PIN riêng cho từng thẻ giúp ngăn chặn giao dịch trái phép, Dibee là thẻ xăng dầu an toàn và bảo mật hàng đầu Việt Nam hiện nay.
Ứng dụng di động ra đời sau, giúp nâng cấp năng lực quản lý thông qua đồng bộ hóa với nền tảng web, đồng thời hỗ trợ tài xế linh hoạt đổ xăng cho nhiều phương tiện theo cài đặt của quản lý và tìm kiếm vị trí cây xăng thuận tiện với cung đường di chuyển.
--------------
Quý Doanh nghiệp đang phân vân giữa các lựa chọn trên thị trường nhằm tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp về cả khâu thanh toán lẫn quản lý chi phí nhiên liệu?
Dibee đã và đang giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến chi phí nhiên liệu cho hơn 200 doanh nghiệp khách hàng với quy mô đội xe đa dạng như DHL, Vietnam Post, CJ - SG Safety Vina, Green Leaf Vietnam, Bitis’, v.v.
Để biết thêm thông tin về cách mà giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhiên liệu, đồng thời hiện đại hóa quy trình quản lý, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Business line: (028) 73 03 66 99
Email: sales@dibee.co
Gửi thông tin và yêu cầu của Quý Doanh nghiệp TẠI ĐÂY